Оффбординг персонала: безболезненное увольнение сотрудников

По статистике 51% россиян работают на одном месте пять и более лет, 16% — 3-5 лет и 15% — 1-2 года. Чаще остальных готовы сменить место работы люди 18-39 лет, сотрудники салонов красоты и спортивных клубов. Но и в других категориях offboarding или увольнение — неизбежная часть трудовых отношений. Задача HR — провести его с соблюдением всех правил и безболезненно для обеих сторон.

Что такое оффбординг (offboarding)?

Оффбординг переводится на русский как увольнение или прекращение трудовых отношений. Инициатором может выступать сотрудник, руководство компании или обе стороны одновременно. Иногда причиной оффбординга становится выход сотрудника на пенсию. Независимо от того, кто был инициатором увольнения, закон защищает права каждой из сторон.

Даже если расставание происходит по взаимному согласию, оно является стрессом для всех. Особенно если сотрудник проработал в компании несколько лет. Поэтому
работа по увольнению персонала включает в себя не только подписание нужных документов и передачу дел. Грамотный HR постарается сгладить острые углы и расстаться на позитивной ноте. Это важно, потому что лояльный сотрудник, как минимум, не оставит негативные отзывы о компании, а в идеале порекомендует её знакомым.

Поэтому организация увольнения персонала должна включать личную беседу с увольняемым сотрудником. Во время неё специалисты использую приём «позитив-негатив-позитив». Вначале нужно отметить ценные качества сотрудника и его вклад в работу компании. Затем сообщить об увольнении, стараясь не задеть самолюбие работника. После этого стоит рассказать, почему компания не может дальше продолжить сотрудничество. Важно говорить об объективных причинах, не критикуя человека, и подчёркивая его положительные стороны.

Оставшимся сотрудникам нужно также кратко обозначить причины, по которым пришлось расстаться с их коллегой. При этом не стоит подчёркивать его недостатки, так как многие примерят это на себя. Грамотное управление увольнением персонала делает процесс расставания максимально безболезненным для всех. Бывший сотрудник всегда может вернуться в компанию повторно или перейти работать к партнёрам. Поэтому важно сохранить доброжелательные отношения.

Оценка персонала перед увольнением

Иногда сотрудники принимают решение об уходе самостоятельно. Чтобы это не стало неожиданностью для компании, HR-специалист должен следить за жизненным циклом каждого сотрудника.

Считается, что работник проходит в компании через пять этапов: введение, адаптацию, начало работы, развитие и увольнение. Система увольнения персонала должна включать отслеживание этих шагов. Важно понимать, на каком этапе находится каждый сотрудник. Тогда увольнение можно предотвратить, вовремя предоставив работнику возможности для обучения и роста или повысив зарплату. Или, если расставание неизбежно, начать вовремя искать замену.

Самые распространённые причины увольнения персонала:

• сотрудник не справляется со своими обязанностями,
• работник написал заявление об уходе по собственному желанию,
• сотрудник грубо нарушает правила, принятые в компании,
• возникли внешние обстоятельства, из-за которых компания больше не нуждается в услугах этого работника.

В каждом случае HR-специалист оценивает выгоды и риски для компании и принимает решение. Например, назначить испытательный срок или сделать контроффер сотруднику, которого пытается переманить другая организация. Иногда правильным решением будет предоставление нескольких дней отдыха, перевод на другую должность и в другой отдел или обучение сотрудника.

В каких случаях стоит удерживать персонал?

Бывают случаи, когда удержание персонала — более выигрышная стратегия, чем увольнение. Каждый новый сотрудник может обойтись компании в 50%-250% от его зарплаты. Сюда входит поиск, найм, обучение и время на адаптацию на новом месте. Предложение сотруднику, который собирается сменить место работы, называется контроффер.

Кому стоит сделать контроффер?

• Сотруднику, деятельность которого настолько важна, что его уход повлияет на работу компании. Речь идёт не только о топовых позициях. Это может быть менеджер или администратор, после ухода которого могут нарушиться внутренние бизнес-процессы.
• Сотруднику, у которого был доступ к инсайдерской информации о компании и к базе клиентов.
• Работник, который обладает уникальной узкопрофильной экспертизой, из-за чего ему будет сложно найти замену.
• Сотруднику, который обладает очень востребованной на рынке профессией, спрос на которую превышает предложение.

Если компания принимает решение об удержании персонала в организации, важно выяснить, по какой причине человек хочет поменять место работы. По статистике меньше половины сотрудников покидают компанию из-за низкой зарплаты. В остальных случаях причина — в отсутствии карьерного роста, неинтересных задачах, проблемах в отношениях с руководителем и др. Если такого сотрудника удастся удержать благодаря повышению зарплаты, очень скоро он снова начнёт искать новое место работы.

Поэтому у грамотного HR-специалиста должна быть стратегия удержания персонала. В неё могут входить:

• Опционы на покупку акций компании. Часто такое предложение выдвигают топ-менеджерам и ключевым сотрудникам производства. Опцион даёт возможность приобрести в определённый период времени часть акций компании по фиксированной стоимости.
• Предоставление доли в организации. Также подходит для удержания топового персонала. В этом случае работодатель не просто удерживает сотрудника, но и повышает его эффективность, так как тот начинает работать на себя.
• Бонусы за достижение KPI. Подходит мотивированным сотрудникам, которые хотят, чтобы результаты их работы напрямую влияли на размер оплаты труда.
• Бонусы за стаж работы в компании. Сотрудники, которые проработали определённое количество лет, могут получать ежегодный бонус в размере заработной платы.
• Оплата обучения. Чтобы подстраховать себя, работодатель заключает контракт, согласно которому сотрудник обязан отработать в компании определённое количество месяцев или компенсировать, сумму, затраченную на его обучение.
• Расширение полномочий, карьерный рост и новые интересные задачи. Часто сотрудники уходят из компании по причине скуки и отсутствия продвижения. Чтобы удержать таких работников, важно предложить им новые перспективы.

Бывает, что, несмотря на все усилия, человек всё равно решает уйти из компании. Поэтому следующим шагом может стать процесс увольнения.

Как правильно увольнять сотрудников?

Давайте рассмотрим пошаговый процесс увольнения сотрудника.

1. Независимо от того, по какой причине он уходит, желательно провести exit Interview или интервью перед уходом. Во время него можно задать вопросы о причинах увольнения, если инициатива исходит от работника. Также можно спросить про плюсы и минусы работы в компании. Поскольку сотрудник уходит, он даст максимально честные и правдивые ответы, которые можно будет использовать для улучшения условий труда.
2. Важно отменить право доступа к важным системам и базам данных. Как правило, это делается после прохождения обязательного двухнедельного срока отработки перед увольнением.
3. Заранее обсудите, как будет происходить передача дел коллегам или новому работнику. Будет удобнее, если увольняемый сотрудник лично введёт в курс дела другого работника.
4. Если уходящий сотрудник работал с клиентами, важно, чтобы он передал их своему коллеге, написав соответствующие письма. Особо ценным клиентам лучше позвонить лично.

Эту часть увольнения можно автоматизировать. Например, создать на обучающей LMS-платформе краткий курс для увольняющегося сотрудника. В нём можно поблагодарить сотрудника за его вклад в развитие компании и составить чек-лист дел, которые нужно сделать перед уходом (вернуть ключ от офиса, сдать рабочие инструменты, передать свои дела коллеге, сделать прощальную рассылку для клиентов и т.д.). Здесь же можно рассказать, какие выплаты получит сотрудник, к кому можно обратиться за рекомендательным письмом для поиска нового места работы.

Теперь рассмотрим порядок увольнения сотрудника с точки зрения российского трудового законодательства. Важно соблюсти все правила, так как в противном случае суд может признать увольнение незаконным. Это означает, что работодателю придётся восстановить человека в должности и оплатить ему время вынужденного простоя.

Увольнение сотрудника с работы начинается с подписания соответствующего приказа. В нём должна быть указана причина увольнения в соответствии с формулировкой ТК РФ и статья, на основе которой происходит увольнение. В приказе обязательно должна стоять подпись сотрудника. Эту же запись под подпись нужно добавить в личную карточку и трудовую книжку.

Процесс увольнения зависит от того, по чьей инициативе оно происходит:

• по инициативе работника,
• по инициативе работодателя,
• по взаимном согласию,
• по обстоятельствам, не зависящим от обеих сторон.

Увольнение по инициативе работника накладывает на него обязательства уведомить работодателя не позднее, чем за две недели. При этом в течение этого времени сотрудник имеет право передумать.

Если работника увольняют по инициативе работодателя, нужно указать законную причину. Например, несоответствие знаний занимаемой должности должна подтвердить аттестация. Подробнее о проверке знаний персонала по охране труда можно прочитать в статье. Если недостаток знаний выявился во время испытательного срока, достаточно указать, что сотрудник его не прошёл. Увольнение за прогул закономерно только в течение месяца с момента прогула. А для того, чтобы уволить за грубое нарушение трудовых обязанностей, достаточно одного инцидента.

Закон запрещает увольнять сотрудника, который находится в отпуске или на больничном, а также беременных и родителей малолетних детей.

Самый простой случай — увольнение по взаимному согласию. В этом случае сотрудник практически не имеет прав на претензии к работодателю и на отмену решения.

В любом случае важно уведомить сотрудника об увольнении в установленные законодательством сроки. Они зависят от причины оффбординга.

• При прекращении деятельности или ликвидации компании работнику сообщают минимум за 2 месяца.
• Если с сотрудником был заключён договор на срок до 2 месяцев или он находился на испытательном сроке, достаточно уведомить за 3 дня. Важно помнить, что, если своевременно не уведомить об увольнении сотрудника на срочном договоре, договор автоматически превратится в бессрочный.
• Сезонных работников уведомляют за 7 календарных дней.

Самая большая ошибка при увольнении сотрудника — относиться к расставанию как личной обиде. Вместо этого стоит воспринимать оффбординг как естественную часть трудового процесса. Грамотное увольнения защитит компанию от претензий и штрафов, предоставит HR-специалистам материал для анализа и обеспечит лояльность сотрудников.

Автор:

Алена Дорохина — редактор компании Эквио, эксперт в области EdTech