Система подбора персонала: как автоматизировать HR-процессы в компании

В 2023 году спрос на HR-рекрутёров, которые умеют работать в специализированных для них CRM-системах, вырос на 70%. Тренд на HR-автоматизацию сохранится и в 2024 году: этому способствует дефицит кадров на рынке труда. Компании будут стремиться упростить и увеличить скорость найма, а также разгрузить HR-специалистов, которые будут решать всё больше задач по адаптации и удержанию сотрудников. В статье мы разберёмся, что включает в себя понятие «автоматизация рекрутинга» и с помощью каких программ можно оцифровать процесс найма персонала.

Автоматизация рекрутинга простыми словами — это передача части рутинных HR-задач специальной программе.
Можно автоматизировать размещение вакансий, процесс первоначального отбора кандидатов, перенос резюме в базу данных, тестирование, видеоинтервью и оценку результатов. Это подходит не для всех позиций. Больше всего для отдела кадров автоматизация нужна там, где за короткий период времени нужно закрыть много линейных вакансий. Например, кассиров, продавцов в торговых точках, разнорабочих, специалистов клининговых служб, охранников, промоутеров и т. д.
При этом алгоритм никогда не заменит человека. CRM для подбора персонала помогает упростить работу рекрутёра, освободить его от механических повторяющихся задач, но не выполняет его функции.

Системы подбора персонала: преимущества и недостатки автоматизации

Автоматизация подбора персонала помогает увеличить эффективность работы HR-отдела и сократить расходы на формирование штата. Чем больше этапов набора сотрудников будет выполнять специальная программа, тем заметнее будет эффект. Однако даже автоматизация отдельных шагов может существенно помочь рекрутёру.
Что «умеет» платформа для подбора персонала и автоматизации работы HR-отдела:

• анализировать резюме, которые выложены на job-сайтах, и выбрать из них подходящие по тем параметрам, которые настроил HR-специалист;
• анализировать профили на LinkedIn, находить кандидатов по нужным критериям и самостоятельно заносить их в базу кандидатов;
• автоматически загружать в базу кандидатов резюме из почты HR-специалиста;
• искать в базе кандидатов людей по заданным критериям (навыки, опыт работы, физические параметры);
• отправлять приглашения на интервью выбранным кандидатам;
• проводить предварительное тестирование и видеоинтервью;
• формировать отчёты о прохождении тестирования, вплоть до того, сколько времени кандидат потратил на вопросы теста;
  проводить пребординг набранного персонала.

Плюсы автоматизации

Основное преимущество автоматизации и онлайн-рекрутинга — в снижении объёма ручного труда HR-специалистов при массовом подборе персонала.
Вот ещё несколько преимуществ такого подхода:

• Компания может сократить временные и финансовые вложения в поиск и набор персонала. Например, компания Unilever посчитала, что поиск и найм сотрудника обходится на 35% дешевле, если его автоматизировать .
• Продуктивность HR-специалистов возрастает, они могут выделить время на более важные задачи.
• Увеличивается скорость принятия решений о найме сотрудников, так как всю предварительную работу берёт на себя алгоритм.
• Автоматизация рекрутинга помогает найти кандидатов, которые максимально соответствуют критериям компании.
• Использование специальных платформ при отборе и оценке кандидатов уменьшает влияние «человеческого фактора» и делает этот процесс более прозрачным. Это делает автоматизацию работы отдела кадров выгодной и для претендентов на вакансии.
• Есть больше шансов, что их резюме заметят, и соискатель попадёт на ту должность, которая максимально ему подходит.

Минусы автоматизации

Несмотря на то, что автоматизированный онлайн-рекрутинг кадров упрощает работу HR-отдела и экономит деньги компании, у него есть свои минусы.
Какие ограничения важно учитывать в работе:

• Часть кандидатов негативно относится к платформам и чат-ботам, предпочитая «живое» общение. Когда такой человек понимает, что общается с роботом, он теряет интерес к вакансии. Правда, с ростом удалённых форматов работы таких соискателей становится всё меньше.
• Работники старшего возраста не всегда могут разобраться с онлайн-регистрацией или тестированием. Из-за этого вакансии с автоматизированным отбором могут оказаться недоступными для некоторых работников. Решение — использовать приложения с максимально простым и удобным интерфейсом.

Как автоматизировать работу HR-рекрутёра?

Несколько советов, как настроить систему рекрутинга для автоматизации процесса подбора персонала:

1. Настройте электронную или sms-рассылку с готовыми шаблонами для разных сценариев. Вам пригодятся письма для приглашения на собеседование и прохождение тестов, для отказа кандидатам и для тех, кто прошёл отбор. Это разгрузит работников HR-отдела, которым не придётся отвечать на звонки соискателей.
2. Используйте чат-ботов и аудиоботов для ответов на самые частые вопросы в режиме 24/7. Как правило, люди старшего возраста предпочитают общаться голосом. Предоставьте им такую возможность, но не пытайтесь выдать робота за человека.
3. Автоматически отслеживайте тех, кто кладёт трубку при звонке робота, чтобы перезвонить им лично. Некоторые люди не хотят общаться с машиной, поэтому им нужен звонок HR-специалиста.
4. Заранее составьте список нужных документов и анкет, которые должен заполнить кандидат. Предоставьте возможность заполнять анкеты онлайн, это удобнее и соискателям, и рекрутёрам.
5. Настройте автоматизированный пребординг, чтобы успешный кандидат сразу получил всю необходимую информацию и смог приступить к работе как можно быстрее.
6. Анализируйте, каких инструментов для автоматизации рекрутмента не хватает, и как ещё можно облегчить жизнь HR-специалистам и сэкономить бюджет.

Программы для автоматизации рекрутинга

Рассмотрим несколько популярных систем для подбора персонала, которые вы можете использовать в вашей компании.

Поток (Potok)

«Поток Рекрутмент» — платформа для массового и точечного подбора персонала, в которой применяются технологии искусственного интеллекта. Её можно интегрировать с почтой, мессенджерами, телефонией. Платформа для управления рекрутингом интегрируется с BI-системой компании и помогает принять взвешенные решения о найме сотрудников на основе точных данных.
С помощью CRM для подбора персонала «Поток» можно:

• импортировать резюме с сайтов для поиска работы;
• публиковать вакансии на сторонних сайтах через единый интерфейс;
• автоматически рассылать уведомления;
• создавать письма и офферы для кандидатов на базе готовых шаблонов;
• контролировать, сколько времени каждый из кандидатов находится на том или ином этапе рекрутинга;
• распределять соискателей по воронке и локациям;
• назначать групповые собеседования.

Хантфлоу (HuntFlow)

«Хантфлоу» — система автоматизации подбора персонала. Помогает автоматизировать рутинные задачи, выстроить процесс работы на всех этапах подбора и закрывать больше вакансий за меньший период времени.

С помощью «Хантфлоу» можно:

• добавлять резюме кандидатов с сайтов для поиска работы или из социальных сетей;
• публиковать вакансии на HeadHunter, Superjob, Хабр.Карьере, Авито Работе и Rabota.ru через интерфейс платформы и собирать отклики соискателей;
• находить дублирующие друг друга резюме по ФИО, дате рождения, контактным данным;
• подключать любые почтовые клиенты;
• создавать интеграции с рабочим календарем HR-рекрутера, календарями Google, Outlook365 и Exchange;
• отправлять кандидатам приглашения по заранее установленным шаблонам, назначать интервью и напоминать о времени их прохождения;
• отправлять сообщения в Telegram, WhatsApp и Viber без добавления кандидатов в контакты;
• анализировать прохождение кандидатов по воронке;
• получать отчёты по срокам закрытия вакансий.

FriendWork

FriendWork – CRM для рекрутинга, помогающая закрывать потребности бизнеса в найме. Оптимальна для работы как с массовым, так с профессиональным и IT-подбором.

Полностью интегрируется с организационно-штатной структурой компании, BI-системами, календарями и телефонией, предоставляет качественную и прозрачную аналитику, а также высококлассный клиентский сервис. Есть серверное и облачное решения.

С помощью FriendWork можно:

• создавать подробные отчёты – от воронки кандидатов до эффективности рекрутеров и источников подбора;
• ускорить процесс закрытия вакансий на 30% и снизить время на выполнение рутинных задач на 38%;
• повышать количество наймов на одного рекрутера до 2-3 раз;
• импортировать резюме с 30+ ресурсов, включая Avito, HeadHunter, SuperJob, Rabota.ru, LinkedIn, Хабр Карьера, Zarplata.ru, Facebook, ВКонтакте, JobLab.ru, а также региональных площадок – Job42, Rabota66, Фарпост;
• бесплатного создавать аккаунты, позволяющие формировать заявки, менять статусы кандидатам, давать комментарии, заполнять формы оценки после прохождения интервью;
• отправлять сообщения кандидатам через WhatsApp, Viber, Telegram и SMS по настраиваемым шаблонам, без добавления в контакты;
• работать с базами данных кандидатов, содержащими более 1 млн резюме;
• бесплатно интегрироваться с BI-системами.

Skillaz

Skillaz — это система для управления персоналом и развития талантов, позволяющая настроить автоматизацию HR-процессов.
С помощью Skillaz можно:

• анализировать информацию о потребности компании в найме сотрудников с учётом ФОТ и текучки кадров;
• автоматически публиковать вакансии;
• собирать отклики кандидатов;
• рассчитывать стоимость привлечения и оформленного кандидата;
• организовать массовый подбор персонала;
• автоматизировать предварительную обработку откликов кандидатов;
• проводить видеоинтервью с соискателями;
• планировать адаптацию новых сотрудников с помощью готовых шаблонов, отслеживать прогресс в адаптации.

Talantix

Talantix — система подбора персонала, с помощью которой можно упростить процесс найма и сделать его более прозрачным.
С помощью Talantix компания может:

• создавать заявки на подбор кандидатов, просматривать резюме, согласовывать соискателей внутри команды через единый интерфейс;
• формировать собственную базу резюме, загружая данные из разных источников;
• давать предварительную оценку кандидатам;
• своевременно предоставлять соискателям обратную связь через почту, мессенджеры, чат на hh.ru;
• делать прогнозы сроков закрытия вакансий;
• автоматически формировать отчёты.

Эквио

Платформа для автоматизации HR-процессов Эквио легко интегрируется с любой из вышеперечисленных систем рекрутинга. Решение обладает большим набором функций для адаптации, обучения, проверки уровня квалификации, мотивации и взаимодействия с персоналом.
С помощью Эквио компания может:

• выполнить автоматизацию работы отдела кадров;
• проводить тестирование кандидатов с автоматической проверкой результатов и подробной статистикой;
• создавать специальные программы обучения для кандидатов и новичков, проводить пребординг и онбординг персонала, давая им доступ к информации ещё до выхода на работу;
• предоставлять обратную связь соискателям;
• хранить корпоративную базу знаний с возможностью удалённого доступа с разных устройств.

Рынок сервисов для автоматизации подбора персонала меняется, и не последнюю роль в этом играют инструменты автоматизации, которые делают жизнь HR-специалистов проще. Они позволяют закрывать вакансии быстрее и с меньшими затратами, а также освобождают время HR-специалистов для других задач.