MAY Academy

Этот кейс можно посмотреть в видеоформате:

МАЙ делает ставку на поиск и развитие талантов

Компания МАЙ известна как производитель чая Richard, Майский, Лисма, Curtis и кофе Coffesso. Однако это не единственное наше направление. В состав компании входит несколько бизнес-юнитов.

Помимо богатой истории, у нас есть не менее интересное настоящее, в котором мы внедряем инновационные модели бизнеса. Производство и офисы МАЙ находятся в России, Индии и Шри-Ланке. Мы занимаем лидирующие позиции в нескольких отраслях российской экономики. В своей работе мы делаем ставку на поиск и развитие талантов и главным капиталом считаем компетентных и результативных сотрудников. Поэтому вопрос обучения в компании – один из ключевых.

В крупнейшем российском производителе чая и кофе МАЙ серьёзно подходят к обучению сотрудников. Для этого в компании используют современные методики и анализируют данные. Чтобы упростить и ускорить процесс обучения, компании МАЙ нужно было объединить онлайн- и офлайн-форматы и автоматизировать составление отчётов. Внедрение платформы Эквио позволило решить эти задачи и вовлечь в процесс получения знаний около 2000 сотрудников самой компании и её дистрибьюторов. В результате текучесть кадров снизилась почти в два раза, а показатель времени, затраченного на обучение, превысил показатель ИТ-компаний.

Наша задача – вовлечь в процесс обучения всю компанию

До Эквио у нас была другая платформа для обучения. Однако её функционала было недостаточно, и нам не удавалось привлечь к занятиям большую часть сотрудников. Например, 80% людей проходили курсы с мобильных телефонов, а у нашего провайдера была только веб-версия и плеер, который нужно было скачивать.

Со временем у нас накопилось много претензий к старой системе, начиная от срывов онлайн-вебинаров и заканчивая невозможностью интегрировать обучающую площадку в наши информационные системы. Мы не могли автоматизировать работу или удобно выгружать отчёты. Провайдер не хотел принимать наши запросы на доработку функционала LMS. Но самое главное – из-за всех этих сложностей мы не могли вовлечь наших сотрудников в процесс обучения.

Мы провели тендер и рассмотрели предложения провайдеров LMS, среди которых были крупные игроки рынка электронного обучения. В результате выбрали платформу Эквио. Частично на наш выбор повлияло то, что мы уже слышали об этой компании семь лет назад, когда Эквио была ещё многообещающим перспективным стартапом, который запустил человек из семьи FMCG и с которым, мы почему-то точно знали, будем говорить на одном языке. Мы заключили контракт с Эквио на LMS с 2000 учётных записей – и дело пошло. Производство, логистика, продажи и другие сообщества (у нас в МАЕ так называются департаменты) получили удобный доступ к необходимым знаниям. Самое главное – интеграция, которая была настроена инженерами Эквио и МАЯ, а также полнофункциональное мобильное приложение позволили быстро сделать платформу популярной и среди работников наших дистрибьюторов.

Мы выбрали Эквио, так как их команда поняла наши потребности

При выборе LMS мы старались избежать двух вещей: лишних затрат на кастомизацию и долгого внедрения. В Эквио богатый функционал уже входит в базовую версию и ежемесячно появляются новые возможности. Поэтому мы платим только за узкоспециализированные доработки, связанные с особенностями нашей работы. Внедрение платформы заняло несколько недель, после чего служба поддержки помогла настроить все системы.

Во время тестирования сервиса руководство оценило простоту и удобство интерфейса, а также скорость его загрузки.

Компания учла все наши пожелания, разработчики бесплатно интегрировали Эквио в нашу экосистему при помощи адаптера. В результате мы получили платформу с функциональным мобильным приложением и удобным кабинетом для руководителя. Функционал в веб-версии и в мобильном устройстве полностью совпадает, руководитель может контролировать весь процесс обучения через личный кабинет в мобильном телефоне. Этих возможностей нам очень не хватало в предыдущей LMS.

Настроили смешанное обучение и автоматизировали отчётность

В первую очередь благодаря Эквио мы закрыли две основные задачи: настроили программы смешанного обучения для сотрудников и автоматизировали выгрузку метрик обучения, чтобы сравнивать их с рынком. Нам было важно, чтобы все этапы обучения и проверок знаний фиксировались и хранились в LMS как события разного типа.

Специфика работы нашей компании в том, что с помощью онлайн-обучения можно закрыть только ⅔ задач. Остальная часть приходится на очные мероприятия. У нас есть курсы, которые не подразумевают электронного формата, так как обучающийся должен находиться в одном помещении с тьютором. Важно было объединить электронные и очные элементы обучения в одну программу с планированием и фиксацией результатов обучения. Для фиксации знаний сотрудников мы используем встроенный в Эквио конструктор тестов.

В некоторых случаях смешанное обучение подразумевает фиксирование изменения в поведении обучаемых — как они используют новые знания и навыки в работе.

Это требует узкоспециализированного функционала, которого нет на платформе: модуль с чек-листами, в котором фиксируется и подсчитывается процент исполненных частей комплексного навыка. В этом случае, если у нас есть вопросы к уровню квалификации сотрудника, мы можем посмотреть, кто и как давно проводил его сертификацию, какой итоговый балл ему поставили. Это позволяет понимать причинно-следственные связи между процессом обучения и последующим изменением его эффективности в работе. Был ли человек обучен достаточно хорошо, справедливо ли ему поставили оценку, или он просто давно не обновлял свои знания. Разработчики других платформ сразу сказали, что не будут этим заниматься, а в Эквио предложили нужную нам кастомизацию.

Также для нас важно постоянно сравнивать результаты обучения с другими метриками. Например, мы смотрим, как пройденные курсы влияют на результативность торговых представителей. Для этого нужно, чтобы данные по развитию сотрудников, KPI и другие метрики собирались и обрабатывались в одном месте, и Эквио такую возможность нам предоставила.

Какие результаты мы получили благодаря Эквио?

Мы воспринимаем обучение как часть общего рабочего процесса и оцениваем его результаты по способности повышать эффективность и прибыль компании.

Мотивация с помощью отчётов

Мы отслеживаем процент завершённости обучающих треков для каждого сотрудника, общий процент завершённости для сотрудников подразделений и общую обученность (процент завершённых обучающих программ персональных треков всеми сотрудниками компании МАЙ). С этими тремя метриками мы управляем позитивностью динамики обучения.

Эта концепция визуализации результатов была впервые применена промышленным магнатом Чарльзом Швабом в конце XIX века. Под его руководством компания Bethlehem Steel стала одной из крупнейших металлургических компаний мира. Он за короткое время улучшил результаты на сталелитейном производстве, размещая на видном месте результат каждой смены.

В компании МАЙ каждый человек также может посмотреть процент обученности его отдела и сравнить с другими. При этом все знают, что отчет попадет на стол топ-менеджерам. Это мотивирует сотрудников стремиться в верхние строчки рейтинга, чтобы их результаты заметили. Этот подход – далеко не единственный в нашей обойме инструментов мотивации, но по соотношению усилий и результата – самый эффективный. Благодаря такому подходу мы без затрат получаем рост показателей обучения.

Чтобы это работало, система отчётов должна быть прозрачной, и с Эквио мы такую возможность получили. Все справочники и результаты обучения сотрудников мы забираем через API-протокол в своё хранилище данных, после чего строим наглядные отчёты, позволяющие делать вывод об интенсивности обучения в МАЙ, обученности сотрудников и о том, как обучение влияет на общую эффективность работы.

Рост среднего количества часов на обучение

После запуска платформы Эквио среднее количество времени, потраченного на обучение одного человека, выросло до 27,5 часов в год и продолжает расти. При этом 80% этого результата приходится на LMS. Для сравнения, у ИТ-компаний этот показатель составляет приблизительно 25 часов в год.

Отчасти на рост времени обучения повлияло и быстрое получение доступа к обучающей платформе новых сотрудников. Если раньше на подключение человека у нас уходили 1–2 недели, то с Эквио это время сократилось до 12 часов.

Возможность создавать новый контент или выбирать готовый

Для нас важно не только создавать собственный контент, но и получать доступ к уже готовому (по разумной цене). Прежде всего это касается обучения универсальным предметам, а также софт-скилам. Например, разработка кастомного курса на заказ стоит около 1 млн рублей и требует времени. Поэтому нам выгоднее взять его в аренду.

Мы обратились с запросом в Эквио – на платформе появился магазин контента. Компания самостоятельно заключает договоры со студиями и загружает курсы, которые нельзя скачать через панель администратора (так студии гарантируют соблюдение их авторских прав). Можно не покупать, а арендовать нужные программы и обучать сотрудников без излишних затрат.

Снижение текучести кадров

Работа у нас требует серьёзного обучения. Сотрудникам нужно держать в голове информацию о тысячах сортов чая и кофе с различными классификациями. Раньше люди в МАЕ не могли получить знания в нужном объёме, а текучесть была достаточно высокой. После внедрения Эквио мы уменьшили текучесть кадров больше чем в два раза.

Средняя продолжительность работы территориального менеджера в компании МАЙ – свыше 5 лет, при средней продолжительности на рынке 3–4 года (это в лучшем случае). Мерчандайзеры, торговые представители, операторы регулярно заходят в LMS, чтобы быстро найти рабочую информацию. И очень удобно, что всё необходимое есть под рукой, в приложении Эквио в мобильном телефоне.

Чай и кофе – достаточно сложные продукты. Поэтому наши новые сотрудники удивляются количеству информации, которая на них выливается. Требовалось около года, чтобы во всем разобраться. С помощью Эквио мы построили программу обучения, которая полностью изменила ситуацию. Люди стали обучаться быстрее и после этого оставаться у нас в компании, а не уходить к конкурентам.

Мы довольны тем, как построено взаимодействие с командой поддержки Эквио. Нам всегда идут навстречу, выслушивают пожелания и предлагают решения. Мы – настоящие партнёры!